God kommunikation er lige så stimulerende som sort kaffe, og det er akkurat lige så svært af sove bagefter.

Citatet er af Anne Morrow Lindbergh, og det gjorde sig i sandhed også gældende efter en forrygende workshop, som netop handlede om kommunikation. Workshoppen blev afholdt en fredag hele dagen, med godt 25 medarbejdere fra AC Børnehjælps partner organisation IFSO.

Som praktikant hos IFSO har jeg blandt andet fået til opgave at samarbejde med både ledelse og kollegaer i organisationen om at udvikle på områder som vi sammen finder nødvendige. Det startede først og fremmest med at vi formede en kommunikations komite på tværs af organisationens medarbejdere. Gruppen mødes til at starte med to gange om ugen, for at få forløbet startet op, herefter er det planen at mødes efter behov. Gruppen skal arbejde med udvikling af både intern og ekstern kommunikation, så der er altså nok at tage fat på.

Enhver medarbejder er en vigtig brik i det puslespil, der udgør den samlede organisation. Uden medarbejdernes input og opbakning er det meget svært at skabe gode resultater. Som medarbejder vil man lyttes til og tages med på råd. Det burde også være en selvfølge, for det er ofte medarbejderne, der har den nødvendige viden. Og det er medarbejderne, der ved, hvordan man kan skabe endnu bedre arbejdsgange eller løsninger.

Det var også disse tanker og overvejelser som skabte ideen bag en fælles workshop hvor alle medarbejdere kunne få mulighed for at italesætte deres ønsker og behov til kommunikationskomiteen.

Workshoppen blev afholdt i et stort konference lokale på et hotel midt i Addis Ababa. Vi startede tidligt morgen, med en lang, men lærerig dag foran os.

Workshoppen var bygget op omkring anerkendende procesøvelser, så alle deltagere skulle være på og være med, hele dagen.

Første øvelse på dagen var en check-in øvelse, hvor alle deltagere skulle fortælle lidt om dem selv, og derefter om deres forventninger til dagen. Allerede fra morgenen var der god stemning, og alle var fyldt med positive forventninger både til sig selv og til hinanden, så det tegnede til at blive en rigtig god dag med masser af ideer som skulle på tavlen.

Herefter bevægede vi os videre til øvelsen som hedder Gør & Bør, her handlede det om at få sat ord på hvilke procedurer som finder sted i organisationen i dag, som fungerer og som skal vedligeholdes. Men det handlede også om at sætte ord på de procedurer som skal ændres, omstruktureres eller helt undgås. I begyndelsen af øvelsen var der en del tænke tid, men da ideerne først begyndte at tage form, var det helt svært at stoppe igen, og det var mangfoldige ideer og holdninger som kom frem, lige fra ideer om strukturerede personalemøder til strukturen for frokostpauser. Øvelsen endte ud i et kunststykke af post its på tavlen.

For at få de anderledes tankestrømme sat i gang hos deltagerne, var næste øvelse i rækken, en ganske simpel gå tur. Dog med få regler. Deltagerne skulle gå sammen to og to, med en kollega de sjældent snakkede med, og samtale emnet skulle være en af de post its som var på tavlen fra forrige øvelse. Ideen om at gå en tur er inspireret af Søren Kirkegaard, da han mente at det at gå var tæt forbundet med tænkning. Og det var såmænd også tilfældet her. Da deltagerne vendte tilbage var en væggene i lokalet klistret til med blankt papir, her skulle deltagerne så frit skrive deres ideer, tanker og ønsker til kommunikationen ned, og det tog selvfølgelig ikke ret lang tid før vi havde en væg fyldt med ideer.

Som opsummering på formiddagens begivenheder, og inden frokosten kunne indtages, var sidste opgave at skrive et fremtids brev. To og to, blev deltagerne bedt om at skrive et brev om hvordan fremtiden kunne se ud, og hvordan tingene ser ud i dag, basseret på de mange tanker som i forvejen havde været i gang på tværs af kollegaer og personalegrupper. Der var mange ønsker til fremtiden, men vigtigst af det hele var at alle kunne se hvordan de selv kunne biddrage til at skabe disse forandringer. Da brevene var færdiggjort, fik hver deltager udleveret en kuvert til brevet. En anden øvelse senere på dagen indeholdte også brevskriveri, og disse to breve vil blive udleveret til deltagerne et par uger efter workshoppen, så de kan blive mindet om egne ideer og refleksioner.

En lang formiddag med hovedet fyldt af tanker gav anledning til god appetit, men ikke kun det, de mange nye ideer og udveksling af tanker fortsatte heldigvis livligt hen over frokosten.

Efter frokosten var det tid til at medarbejderne i IFSO skulle lærer hinanden endnu bedre at kende. Det gjorde vi ved at få italesat både egne og hinandens kompetencer og ressourcer. Øvelsen startede med at alle skulle lave en flipover med de ressourcer som de selv mente de havde. Og for en gangs skyld var det ganske lovligt at være narcissistisk. Så skulle de skrive de kompetencer op som de ønskede at lærer mere om eller opnå. Derefter skulle hver enkelt medarbejder en efter en, præsentere deres kompetence kort. Efter endt præsentation skulle alle kolleager sætte post its på det præsenterede kompetence kort, enten med kompetencer som de så hos kollegaen, men som personen ikke selv havde nævnt, eller man kunne sætte sit navn på en af de kompetencer som man kunne være behjælpelig med at opnå. Øvelsen gav anledning til en masse smil, men den gav også anledning til at de enkelte medarbejdere kunne opleve hvordan de blev set af deres kollegaer og hvor de kunne hente støtte til udvikling.

Så var det blevet tid til at skrive det andet brev til sig selv. Denne gang skulle brevet indeholde dagens læring og refleksioner. Da alle havde fået skrevet deres brev, blev konvolutten forseglet, og afventer nu levering til deltagerne indenfor de næste uger.

Sidste øvelse blev et check-out, hvor vi igen formede vores rundkreds. Denne gang fortalte vi hvad vi havde lært i løbet af dagen, hvad vi var taknemmelige for og hvad vi ville tage med videre i vores hverdag.

Det er et spændende forløb, både for mig som praktikant, og for de medarbejdere som jeg arbejder sammen med, at arbejde så intenst med kommunikationen. Intern kommunikation bør tænkes strategisk - ligesom organisationens marketing og eksterne kommunikation. Hvis vi kan opnå det, kan vi skabe overensstemmelse og sammenhæng mellem organisationens mål og kommunikationen.

Det indebærer blandt andet, at vi får sat klare mål for kommunikationen, både internt og eksternt..

Kommunikations komiteens mål er derfor også at medarbejderne bliver hørt, inddraget i forandringer og taget alvorligt. Vi vil eksempelvis sikre at alle medarbejdere får en ambassadørrolle, for tilfredse medarbejdere, som kender deres organisation vil ofte også omtale deres arbejdsplads positivt, når de beskriver den over for venner og familie. Og så smitter den interne kommunikationsindsats pludselig af på virksomhedens omdømme.

Vi går altså en spændende proces i møde her hos IFSO, og jeg glæder mig til at se hvad vi kan udvikle når vi sammensætter viden og erfaring på tværs af hinanden, og arbejder så intenst med et komplekst emne som kommunikation.